Особливості ведення електронного журналу
Електронний класний журнал – це окремий електронний документ ділової документації закладу освіти, у якому фіксуються результати навчальних досягнень здобувачів освіти, відвідування ними занять, стан виконання навчальних програм тощо. Він може бути реалізований як окрема електронна освітня інформаційна система (далі – ОІС) або як її функціональний модуль програмно-апаратного комплексу “Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту” (далі – АІКОМ).
Електронний класний журнал використовується для:
• зберігання даних про навчальні досягнення здобувачів освіти;
• автоматизації обліку та контролю освітнього процесу;
• одержання, обробки та зберігання даних для автоматизації ведення ділової документації закладу освіти в електронній формі;
• оперативного доступу до інформації учасниками освітнього процесу про рівень навчальних досягнень із різних предметів, відвідуваність і домашні завдання;
• забезпечення можливості дистанційного прямого та оперативного інформування учасників освітнього процесу (пункт 1 розділу ІІ Інструкції від 08.08.2022 № 707).
Інформація до електронного класного журналу вноситься українською мовою, за винятком даних, що потребують використання літер латинської абетки та спеціальних символів (навчання іноземним мовам, серія документа, адреса електронної пошти тощо) (пункт 2 розділу ІІ Інструкції від 08.08.2022 № 707).
У разі потреби, електронний класний журнал та інші документи генеруються засобами ОІС у формі електронного документа шляхом вивантаження даних у форматах pdf, csv, xlsx або іншому зчитуваному форматі на вибір особи, яка зробила до системи запит щодо вивантаження (пункт 3 розділу ІІ Інструкції від 08.08.2022 № 707).
Після завершення навчального року та внесення відповідних записів у електронний класний журнал, директор закладу освіти або уповноважена ним особа накладає електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (пункт 4 розділу ІІ Інструкції від 08.08.2022 № 707).
Які вимоги щодо зберігання ділової документації закладу освіти в освітній інформаційній системі
Зберігання ділової документації в ОІС можливе за дотримання наступних вимог:
• інформація, що міститься в діловій документації закладу освіти, повинна бути доступною для її подальшого використання відповідно до наданих прав доступу та встановленого порядку;
• дані та документи, що мають бути зведені, згенеровані та підписані станом на певну дату, перед збереженням та відправкою в ЦБД АІКОМ (у разі потреби), підписуються відповідальною особою, що накладає електронний підпис автора, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (пункт 1 розділу ІІІ Інструкції від 08.08.2022 № 707).
Матеріали, завантажені користувачами в ОІС (домашнє завдання, відео-матеріали, тести, навчальні матеріали, довідники тощо), можуть зберігатися в архівних базах даних протягом терміну, визначеному в системі, із урахуванням чинного законодавства. Власник ОІС забезпечує місце для зберігання даних ділової документації закладу освіти в електронній формі (пункт 2 розділу ІІІ Інструкції від 08.08.2022 № 707).